Stellenausschreibung Büroleitung (m/w/d)
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.08.2023 eine
Leitung (m/w/d) für das Büro des Geschäftsführers und des Vorstandsvorsitzenden.
In dieser Position bist Du der Geschäftsführung direkt unterstellt und koordinierst die Stabsarbeit für den Geschäftsführer und den Vorstandsvorsitzenden. Du nimmst sämtliche Aufgaben wahr, die zum modernen Office-Management gehören.
Zu Deinem Aufgabenbereich zählen insbesondere:
- die organisatorische Betreuung von Terminen des Geschäftsführers und des Vorstandsvorsitzenden
- die inhaltliche Vorbereitung von Terminen des Geschäftsführers und des Vorstandsvorsitzenden gemeinsam mit den zuständigen Kolleginnen und Kollegen
- die Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Fachgesprächen einschließlich der Erstellung von Programmen, Präsentationen und Protokollen
- das E-Mail-Management für Geschäftsführung und Vorstandsvorsitzenden
- Travelmanagement für Geschäftsführung und Vorstandsvorsitzenden inkl. Abrechnung
- die Unterstützung bei der Vorbereitung und Betreuung der Stiftungsgremien Vorstand und Kuratorium
- Nutzung und Pflege des integrierten Datenbanksystems der Stiftung inkl. Wissens-/ Aufgaben-/Kontaktmanagement und Rechnungsverwaltung
- Gästeempfang und -betreuung
Dein Profil:
- Für diese anspruchsvolle Aufgabe verfügst Du über eine abgeschlossene berufliche oder akademische Ausbildung mit sehr gutem Abschluss.
- Du bringst sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-und Kollaborationstools mit und haben Erfahrungen in der Arbeit mit integrierten Datenbanksystemen.
- Du verfügst über sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Du bist bereit, Dich in die Themen der Stiftung einzuarbeiten.
- Ausgeprägte Teamfähigkeit, Freude am Umgang mit Menschen und ein sicheres Urteilsvermögen sind für diese Position ebenso erforderlich wie die Fähigkeit, selbständig zu arbeiten, Verantwortungsbewusstsein, Kreativität, Gestaltungswille und ein sicheres und gewinnendes Auftreten.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Dein Kontakt:
Gabriele Schend, Referentin Stiftungsmanagement
Telefon: 0228 / 181- 92002
E-Mail: @email